Een bomvolle mailbox met allemaal ongelezen en onbeantwoorde e-mails was voor mij echt een enorme bron van stress. Daar ben ik inmiddels vanaf. Ik organiseer mijn mailbox op een manier waardoor het altijd een clean machine blijft. Hoe? Stick with me.
Categoriseren
E-mailtjes vliegen me in verschillende categorieën om de oren. Samenwerkingen voor m’n blog, lieve mailtjes van lezers (keep sending them!), bedrijven die me willen inhuren als tekstschrijver, spam, nieuwsbrieven, reclame, uitnodigingen, datumprikkers, alles. Ik heb besloten om alles in categorieën in te delen. Ik maakte 4 categorieën: Heel belangrijk, belangrijk, heeft deze week antwoord nodig, TRASH. Vooral de TRASH categorie is fijn. Shift Delete. De prullenbak van het world wide web in. Tabee! Met de verschillende categorieën, creëer ik een to-do list. De ‘heeft deze week antwoord nodig’ categorie blijft in m’n inbox staan. ‘Heel Belangrijk’ en ‘Belangrijk’ hebben een apart mapje in mijn digitale postvak. In ‘Heel Belangrijk’ zet ik naslagwerken, ondertekende offertes, samenwerkingsvoorstellen, verzonden facturen, afijn, je begrijpt het. Voornamelijk zakelijke dingen die ik nodig (kan)heb(ben) voor de belastingaangifte of om te checken of er is betaald. ‘Belangrijk’ is het mapje met behandelde e-mails waar ik nog reactie op verwacht of die ik gewoon nog even moet bewaren.
Ban nieuwsbrieven uit je leven. Ook als je korting aangeboden krijgt!
Nieuwsbrieven brengen niets. Niets dat je niet ergens anders kan vinden. Bestel je graag bij een online warenhuis? Unsubscribe. Je kan namelijk best zelf wel bedenken wanneer je iets nodig hebt. Niet ‘omdat het nu toevallig in de aanbieding is’. Ook kortingen die je krijgt via nieuwsbrieven voegen niets toe. je bespaart namelijk best veel geld door niet in kortingen te trappen. Ik was zelf altijd heel gevoelig voor korting. Oh, € 7,50 korting op een t-shirt dat ik niet nodig heb! IK WIL HET!! Maar eigenlijk wil het helemaal niet. Nieuwsbrieven van bedrijven hebben maar één doel: jou shit verkopen waarvan je niet wist dat je het nodig dacht te hebben. Omdat je het NIET NODIG HEBT. Door je af te melden van al die nieuwsbrieven, wordt de categorie TRASH aanzienlijk minder en houd je ook nog wat extra geld in je portemonnaie. SCORE!
Plan tijd in om je e-mails te behandelen
Zelf plan ik 2 uren in de week om de ontvangen e-mails door te bladeren en te beantwoorden. Woensdags een uurtje en zaterdags een uurtje. Zo weet ik dat ik geen stress heb ‘want ik moet dat e-mailtje nog beantwoorden’. Nee, ik beantwoord ze in de tijd die ik daarvoor ingepland heb. Zelf merkte ik namelijk dat wanneer ik tussendoor zakelijke mailtjes behandelde, er spelfouten in zaten en niet overkwamen zoals ik wilde dat ze overkwamen. Puur omdat het allemaal even snel, snel, tussendoor ging. Daar ben ik dus heel gauw mee gestopt. Daarnaast is het veel fijner om je op één activiteit te focussen. Als je die dan afvinkt, geeft dat een heerlijk voldaan gevoel. Ik hoop dat je wat hebt aan dit artikel en dat je een (bijna) lege mailbox krijgt!
Hoe zit het met jou? Is je mailbox één grote chaos of heb je het heerlijk overzichtelijk ingedeeld?
Ha, ik heb me toevallig net ingeschreven voor jouw nieuwsbrief ;-). Maar de meeste andere nieuwsbrieven met aanbiedingen heb ik me inderdaad een keer allemaal voor uitgeschreven. Toch blijft mijn mailbox nog 1 grote vergaarbak van mails, dit blijft echt een aandachtspunt. Ik ga het met jouw tips nog eens proberen, op naar wat meer rust en balans in mijn mailbox en hoofd 🙂
Hoi! Ik ontvang ook geen nieuwsbrieven meer met daarin aanbiedingen waar ik geen behoefte aan heb. Helemaal mee eens: niet kopen is goedkoper dan kopen met korting! Mijn privémailbox vult niet zo snel, meestal kijk ik daar 1x per dag in en beantwoord ik de mail dezelfde dag. Mijn werkemail gebruik ik wel de hele dag door, maar ik heb wel een systeem waardoor het behapbaar is en blijft. Ik werk op een school en sta een aantal uren voor de klas, daarnaast heb ik wat andere taken. Ik start de ochtend met mijn mail. Wat ik in een paar minuten kan beantwoorden doe ik, de rest laat ik staan. Per dag las ik in mijn agenda een uur ‘mail afhandelen’ in en dan beantwoord ik de mails waar ik wat meer tijd voor nodig heb. Echter, bijna nooit dezelfde dag! En als het echt belangrijk is zoek ik mensen op, of bel ik ze. Zie ik mijn collega’s ook nog eens! Groet, Nicolet
Ik was toevallig ook mezelf aan het uitschrijven op nieuwsbrieven die ik nog kreeg, scheelt weer een hele hoop mailtjes. Verder is het nog een beetje een puinhoop, dus ik moet nog even flink aan de slag om het op te ruimen. Deze blog kwam dus als geroepen; een herinnering dat ik er toch écht eens mee aan de slag moet ?
Woehoe! Ik ontvang eigenlijk ook geen nieuwsbrieven, héérlijk rustig 🙂